Was ist wirklich wichtig?

Kennt ihr es, wenn durch einen einzelnen Anruf oder vielleicht auch durch zwei, hektische Handlungen ausgelöst werden? Weil “alle“ sich beschwert haben, weil es “niemand“ versteht?
Da ist es typischer Weise schwer abzuschätzen, ob es sich um ein Problem handelt, welches auf alle Kunden skalierbar ist oder nur um ein individuelles Problem. Und auch wenn es tatsächlich ein Problem aller Kunden ist, muss es doch nicht zwingend das wichtigste zu lösende Problem sein.

 Dr. Stephen R. Covey Tabelle, Team Ziele

Seit einem halben Jahr nutze ich mit meinem Team eine Methode von Dr. Stephen R. Covey um wichtige Projekte zu identifizieren und zu bearbeiten.
In unserem Meeting zum Start der Woche haben wir bereits alle anstehenden Projekte in einer Tabelle gesammelt.
Die Tabelle ist sehr einfach aufgebaut.

  1. Wer ist verantwortlich für das Projekt?
  2. Um welches Projekt handelt es sich?
  3. Auf welche strategischen Unternehmensfelder zahlt das Projekt ein? Eine Null steht für „zahlt nicht ein“ und eine 4 für „zahlt maximal ein“.
    a) Wirtschaftliche Kriterien. Wirkt sich positiv auf den Verkauf aus, reduziert die Kosten, verbessert den Cashflow und erhöht die Profitabilität.
    b) Strategische Kriterien. Stärkt die Ziele der Organisation, zahlt auf die Fähigkeiten der Mitarbeiter ein, stärkt sie Marktposition und hilft sich gegen den Wettbewerb zu positionieren.
    c) Wichtig für die Zielgruppe. Stärkung der Kundenloyalität, positive Auswirkungen auf Investoren, Zulieferer, Geschäftspartner und Stakeholder. Setzt Energie und Zusammenhalt bei den Kollegen frei.
  4. Die Kalenderwoche, in welcher das Projekt am besten fertiggestellt werden sollte.
  5. Die Summe aus den strategischen Kriterien.
  6. Grün, Gelb, Rot für das Gefühl, wie wichtig das Projekt ist.
  7. Kommentare über voraussichtliche Engpässe, Partner, …

In den strategischen Kriterien sind schon zwei Kriterien mit inbegriffen, welche ich sonst oft nicht mit berücksichtigen würde: Die Beziehungen zu allen wichtigen Parteien und die Weiterbildung.
Für Montagsmeeting nach diesem Muster ist es gut, wenn man die Projekte vorher schon gesammelt und grob sortiert hat. Sodass bei dem Meeting nur noch abgestimmt werden muss ob die Priorisierung stimmt oder die Projekte als „business need“, trotz fehlender Wichtigkeit, vorgezogen werden müssen (z.B. evtl. anfallende juristische Formalitäten).
Dann stehen die Projekte für die Woche fest und können eins nach dem anderen, streng sortiert nach Wichtigkeit, auf den Boden gebracht werden.

Der internen Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Abteilungen tut es sehr gut, wenn diese Tabelle öffentlich ist. Es motiviert nicht nur zu sehen, wenn Projekte erledigt sind, sonder hilft auch anderen Abteilungen einzuordnen, warum eine Anfrage z.B. erst nächste Woche bearbeitet werden kann.

Ich habe lange nach einer Methode gesucht die Transparenz schafft, strategisch wichtige Unternehmensfelder betrachtet und durch sichtbare Erfolge motiviert.
Gibt es noch alternative Modelle?

Autor: Benedikt Schaumann

Head of Digital Communication & Brand PR Nestlé Wagner

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